L’envoi et la réception de fax peuvent être effectués en ligne même sans l’utilisation de télécopieurs. C’est une façon de numériser votre entreprise. Avec les services de fax en ligne, vous pouvez augmenter l’efficacité de vos opérations commerciales. Ils peuvent également vous donner un avantage sur vos concurrents. Lisez la suite pour en savoir plus sur ce que le fax en ligne peut faire pour vous et votre entreprise.
Comment fonctionne la télécopie en ligne ?
La télécopie en ligne est similaire à la télécopie traditionnelle en ce sens que vous pouvez envoyer des documents et recevoir des fichiers à partir d’un numéro de télécopieur. Cependant, au lieu d’un télécopieur, vous n’avez besoin que d’Internet et d’un appareil mobile, d’un ordinateur portable ou d’un ordinateur de bureau. C’est pourquoi il est plus économique et plus flexible que le fax traditionnel.
Généralement, les fournisseurs de services de fax en ligne vous attribuent un « numéro de fax » que vous pouvez utiliser pour envoyer ou recevoir des documents.
Avantages des services de télécopie en ligne
Après avoir acquis votre numéro de fax unique auprès d’une société de fax en ligne, vous pouvez désormais commencer à échanger des documents dans un système cloud. Cela signifie que les fax sont effectués en ligne et placés dans un stockage en nuage au lieu d’être conservés dans un espace physique. Avec ce système, vous bénéficiez des avantages suivants :
1. Facilité d’utilisation
L’un des avantages du service de fax en ligne est sa facilité d’utilisation. Vous n’êtes pas obligé d’acheter et d’installer un télécopieur si vous préférez ne pas le faire. De plus, vous pouvez envoyer ou recevoir des fax des manières suivantes :
- Envoyer par e-mail : Lorsque vous vous abonnez aux services de télécopie en ligne, vous pouvez choisir parmi différents formats de fichiers disponibles pour enregistrer et convertir votre document. Ensuite, utilisez votre appareil pour ouvrir votre compte de messagerie. Si vous utilisez Gmail ou Google Workspace, vous pouvez vous tourner vers Google Fax Service pour plus de commodité et d’efficacité. Ensuite, vous devez entrer le numéro de fax du destinataire ainsi que l’extension du fournisseur de fax en ligne, où vous entrez généralement les adresses e-mail. Vous pouvez maintenant joindre votre document après avoir été converti à partir des formats de fichiers du service de télécopie en ligne. Enfin, appuyez sur le bouton Envoyer.
- Recevez par e-mail : Les services de fax en ligne permettent d’obtenir un document faxé sans avoir à chercher un fax. Il vous suffit de fournir à l’expéditeur votre numéro de fax en ligne. Une fois que l’entreprise de fax en ligne aura reçu le document de l’expéditeur, elle le convertira en fichier image et l’enverra à votre adresse e-mail. Vous pouvez ensuite télécharger les documents directement depuis votre messagerie.
2. Sécurité
Un autre avantage de l’utilisation d’un service de fax en ligne est que vous pourrez envoyer et recevoir des documents en toute sécurité. Bien que des failles de sécurité puissent survenir dans les transactions numériques, la télécopie en ligne est assortie d’un niveau de protection élevé. Il est recommandé d’engager ou de travailler avec un fournisseur de fax en ligne jouissant d’une bonne réputation. Vous pouvez vérifier comment ils stockent les fichiers et protéger la livraison des fax en parcourant leur site Web pour obtenir des informations sur ces questions et en lisant également les avis des clients.
Avec d’excellents services de fax en ligne, vous pouvez vous assurer que vos fax sont en sécurité grâce aux éléments suivants :
- E-mails de confirmation : Les services de fax en ligne fournissent des e-mails de confirmation pour empêcher l’utilisation frauduleuse de votre compte de fax en ligne. Chaque fois que vous devez envoyer un fax, vous recevrez un email de confirmation pour vérifier si c’est votre action ou non. Grâce à cette fonctionnalité, vous saurez si une personne non autorisée accède à votre compte de fax en ligne. Vous pouvez immédiatement empêcher l’action ou changer votre mot de passe, afin qu’ils ne puissent plus y accéder.
- Cryptage SSL : Les services de fax en ligne utilisent le cryptage SSL pour protéger les fax en ligne, empêchant tout accès non autorisé. De cette façon, vous pouvez envoyer des fax en ligne sans divulguer vos informations personnelles à tous ceux qui utilisent Internet. Vous devriez voir « https » dans la barre d’URL si l’adresse Web du service de télécopie en ligne est cryptée. Ainsi, si vous ouvrez votre fax, le service de fax en ligne vous dirigera vers un navigateur internet protégé. À partir de là, vous pouvez afficher, enregistrer, copier ou imprimer le document.
- Sécurité supplémentaire : La plupart des services de fax en ligne offrent également une protection supplémentaire pour vos fax en ligne. Cette option de sécurité avancée protégera vos documents contre les activités frauduleuses, même si cela peut vous coûter un peu plus cher.
En général, l’utilisation d’un service de télécopie en ligne est plus sûre que l’utilisation de télécopieurs traditionnels. Étant donné que les services de fax en ligne fournissent un cryptage fort pour la protection, la possibilité que des informations vitales soient divulguées est minimisée. D’autre part, étant donné que la télécopie conventionnelle utilise du papier et des machines, les documents peuvent facilement être perdus ou volés.
Avec la télécopie en ligne, votre document est conservé dans votre messagerie électronique, à laquelle vous seul pouvez accéder. De plus, vous pouvez attribuer un mot de passe au document, de sorte que votre destinataire ne puisse voir le fax qu’après que vous lui ayez donné le mot de passe.
Plus important encore, la télécopie en ligne est inviolable. Cela signifie que personne ne peut interrompre et modifier le document sans laisser de trace. Toutes les modifications que vous apportez avec le fax entraînent une piste d’audit qui permet la transparence.
3. Économisez sur les coûts de papier et de machine
Comme mentionné, les services de fax en ligne fournissent un stockage en nuage, dans lequel vous n’avez plus besoin de papier et de stockage physique pour vos fax. Vous n’avez pas besoin d’acquérir un télécopieur traditionnel, des rames de papier pour imprimante, des chemises ou des armoires de rangement. La télécopie en ligne est sans papier, ce qui réduit les dépenses que votre entreprise encourrait avec la télécopie traditionnelle.
Étant donné que tous les fax sont stockés dans un cloud, vous pouvez les afficher, les télécharger, les copier, les envoyer ou les recevoir n’importe où et n’importe quand en utilisant votre appareil mobile ou votre ordinateur et Internet. Ainsi, même lorsque vous n’êtes pas au bureau, vous pouvez toujours accéder à vos fax sans avoir à les imprimer sur papier.
Quant à l’impression, vous pouvez choisir uniquement une partie spécifique du fichier ou du document à imprimer. Par exemple, un client vous a faxé un document de 50 pages, mais vous n’avez besoin d’imprimer que la 49e page. Vous pouvez le faire sans avoir à imprimer les autres pages.
En revanche, avec un télécopieur traditionnel, vous n’avez d’autre choix que d’imprimer l’intégralité du document pour en visualiser le contenu. Imaginez la quantité de papier et d’encre que vous gaspillerez avant d’obtenir la page dont vous avez besoin.
4. Abordabilité
Bien que vous n’ayez pas à acheter de papier, d’encre et de machines, vous devrez peut-être dépenser pour un abonnement ou un plan de service de télécopie en ligne. Cependant, les frais pour cela sont bien inférieurs à ce que vous paierez pour un équipement de télécopie traditionnel.
La plupart des services de fax en ligne sont proposés sous forme d’abonnements mensuels. Avec cela, ils vous attribuent un certain nombre de pages que vous pouvez utiliser dans le mois. Vous êtes libre de choisir le forfait le plus adapté aux besoins de votre entreprise. Si vous n’envoyez pas habituellement de fax, vous pouvez opter pour un plan avec moins de pages allouées.
Certains services de fax en ligne vous permettent également d’utiliser un pool de pages de fax, ce qui est plus avantageux si vous envoyez ou recevez plus de fax que d’habitude. Vous pouvez également trouver des services de fax en ligne proposant des frais par page, ce qui peut vous éviter de payer pour des forfaits que vous ne pourrez peut-être pas optimiser.
Cependant, vous voudrez peut-être vérifier auprès du fournisseur de service de télécopie en ligne s’il facture des frais supplémentaires pour la télécopie internationale. Certaines entreprises vous permettent de déduire les frais du nombre de pages qui vous est alloué au lieu de vous demander de payer des frais supplémentaires. Vous devez également vérifier si l’entreprise facture des frais d’installation pour vous fournir un compte de fax en ligne.
Dans l’ensemble, il est plus rentable d’opter pour un service de télécopie en ligne au lieu d’acheter un télécopieur qui peut coûter des centaines, voire des milliers de dollars, selon sa qualité et ses fonctionnalités. Vous n’aurez pas à vous soucier des frais de maintenance ou d’appel de service de fournisseurs tiers, car toutes les transactions sont effectuées en ligne. Lorsque vous avez besoin d’aide avec le service, le service client de la société de fax en ligne est gratuit.
De plus, vous réduisez vos factures d’électricité et de téléphone car les télécopieurs ne peuvent pas être éteints ou débranchés si vous souhaitez recevoir tous vos fax. Bien que la télécopie en ligne nécessite de l’électricité et Internet, c’est toujours moins cher car votre appareil n’a pas besoin d’être branché tout le temps, et vous pouvez utiliser n’importe quel type de connexion Internet (gratuite ou non) disponible partout où vous allez.
5. Commodité et accessibilité
Comme mentionné, la télécopie en ligne vous permet d’envoyer ou de recevoir des documents n’importe quand, n’importe où, grâce à son système de stockage en nuage. Même lorsque vous êtes en vacances, vous pouvez toujours envoyer ou recevoir un document qui sera directement stocké dans votre messagerie. Vous n’aurez plus besoin d’aller chercher un télécopieur pour vérifier ce que votre client ou votre équipe a envoyé.
Ainsi, les services de fax en ligne vous permettent de répondre rapidement puisque vous pouvez accéder aux documents à tout moment. De plus, s’il s’agit d’une question urgente, vous n’avez pas à attendre votre tour pour utiliser le service de télécopie en ligne, ce qui peut arriver avec un télécopieur traditionnel utilisé par plusieurs employés, car il n’y a pas de file d’attente.
Conclusion
Bien que la communication par télécopieur soit un moyen pratique d’envoyer des documents, la télécopie traditionnelle présente des inconvénients tels que les coûts de papier et de machine et une accessibilité limitée. Mais avec les services de télécopie en ligne, vous pouvez réduire vos dépenses en matériel et matériel de télécopie nécessaires. Vous pouvez dépenser l’argent que vous avez économisé sur d’autres aspects de votre entreprise qui lui permettraient de se développer. De plus, la télécopie en ligne est plus écologique puisque vous n’avez plus à gaspiller de papier et à stocker des piles de documents qui pourraient finir à la poubelle plus tard.
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